Para conseguir efectividad organizacional en sistemas complejos de gerencia, la organización debe dejar de lado su papel tradicional e invertir recursos en el fortalecimiento de los flujos de información (para que el gerente a cargo reciba la información necesaria en el tiempo correcto) y en la definición clara y bien autorizada de los poderes de decisión en cada puesto. Sin necesidad de dictar desde la cúspide organizacional.

El «santo grial» de la gerencia – efectividad organizacional

En mis años de trabajo con decenas de organizaciones me he encontrado con que la efectividad organizacional es el «santo grial» de la gerencia, y lo gracioso es que cuanto más se acercan a ella, ésta se les escapa de las manos y aleja.

Si en el EPOS de la edad media el santo grial representaba la abundancia y lo bueno de nuestro mundo, en la actualidad, la alta efectividad organizacional define e indica el éxito;

Definamos efectividad organizacional para el siglo XXI

Muchos gerentes resaltan la importancia de la efectividad organizacional y creen que es la clave para el éxito comercial. Pero, si les preguntáramos a esos mismos gerentes – Cómo definen «efectividad organizacional» – seguramente contestaran según las definiciones de principios de la era organizacional. Allá por principios del siglo XX.

Estoy dispuesto a apostar que la mayoría de los gerentes (haga la prueba antes de seguir leyendo) definen efectividad organizacional como:

Esa es la definición de principios de SXX según la publicación de Frederick Taylor, Padre de la administración científica y la teoría de la evolución administrativa moderna.

La frase «El que tiene un martillo en sus manos ve todo problema como clavos» es muy verdadera para este caso. Si la efectividad organizacional se mide solamente según el nivel de desempeño, queda clarito por qué generaciones de gerentes se enamoraron de KPI´s; en la base del método KPI´s se encuentra la hipótesis:

Para conseguir efectividad organizacional hay que definir un Kit de indicadores claro, de modo que todo empleado de la organización sepa cómo se miden sus acciones, y así podrá actuar acorde a estas.

El Kit de indicadores

La realidad nos lleva al escepticismo, ya que los indicadores críticos para una organización, quizás son irrelevantes para otra; los indicadores de tiempo nos muestran que el Kit de indicadores a corto plazo no nos promete efectividad a largo plazo, y viceversa.

Entonces, ¿en qué indicadores de desempeño tiene que concentrarse la organización?

¿En indicadores a corto plazo como el crecimiento de los ingresos, o en indicadores a largo plazo como la capacidad de la organización para adaptarse a los cambios del mercado?

Estos indicadores eran efectivos en sistemas simples y jerárquicos donde las órdenes se daban de manera piramidal. Para entender cómo conseguir efectividad organizacional en el mundo complejo de hoy en día hay que cambiar de PARADIGMAS.

Cambio de paradigma – Kit de indicadores de desempeño

Si me permiten (y me permito) comparar el Kit de indicadores de desempeño con el proceso de planificación de un vehículo, diría que las organizaciones han puesto todos sus esfuerzos en crear el mejor vehículo. Pero para lograr efectividad organizacional en la realidad de negocios moderna:

Según mi experiencia, en la mayoría de las organizaciones el 88% de los empleados señalan como correcta la siguiente frase: «Mi organización comunica claramente sus objetivos».

Efectividad organizacional en su mejor expresión. Usando la analogía del párrafo anterior, diría que la organización planificó el vehículo perfecto y 9 de cada 10 empleados están a su alrededor maravillados.

Sin embargo, a la frase «Mi organización comunica información relevante que me ayuda en la toma de decisiones», solo el 48% contestaron positivamente. Si volvemos a la analogía del vehículo, solo 5 de cada 10 empleados creen que se les ha capacitado correctamente para conducirlo.

Este cuestionario muestra lo fácil que es crear efectividad organizacional cuando se trata de organizaciones de gerencia simple ONE SIZE, y lo difícil que es crearla en un sistema complejo.

Dada la tendencia de las Organizaciones de quedarse en su ZONA de CONFORT se les hace muy difícil conseguir efectividad organizacional. La solución se encuentra en el cambio de PARADIGMA y el entendimiento de que no son necesarias las definiciones claras para llegar la efectividad organizacional, sino que es fundamental asegurar una infraestructura de soporte, impulsadora de la efectividad organizacional para que esta ayude a los gerentes a economizar sus movimientos sabiamente.

Elimina las soluciones previamente definidas

Paso a contarles ocho propiedades que apoyan la efectividad organizacional:

1. Todo gerente tiene claras sus áreas de responsabilidad.
2. Información de importancia sobre la competencia llega a los HQ con rapidez.
3. Muy esporádicamente se cuestionan decisiones después de ser tomadas.
4. La información y el conocimiento llegan a todos los departamentos libremente, eliminando los límites clásicos de la organización.
5. Los empleados tienen la información y conocimientos necesarios para entender el impacto de sus decisiones diarias en el TOTAL de la organización.
6. Los gerentes tienen libre acceso a los datos e información pertinentes y necesarios, para la medición de los componentes claves de su área.
7. Los gerentes son parte de la toma de decisiones operativas.
8. Mensajes contradictorios son mandados muy rara vez.

En realidad son 15 las propiedades pero estas 8 representan muy claramente el nuevo paradigma y el principio básico que les conduce:

Mi opinión

Para …conseguir efectividad organizacional en un sistema complejo es necesario que la Organización deje un «poquito» de lado su oficio tradicional como responsable de definir los indicadores de desempeño.

Invierta recursos en el fortalecimiento de los procesos de flujo de información organizacional, definiendo claramente las fuentes de autoridad, de decisión y áreas de responsabilidad de cada gerente. Así se engrosará la efectividad organizacional desde abajo y no desde la junta directiva.

Buena sensación = buenos resultados

Antes de terminar este post, les dejo un poco de material para pensar. En el 2007 se hizo una investigación para el Foro económico mundial de Davos, en el cual se encontró un vínculo muy fuerte entre la sensación de Wellness (como función de la responsabilidad organizacional y otros parámetros que influyen en el espacio de trabajo físico y mental) de los empleados de la organización y el nivel de desempeño en general.

Resulta que en organizaciones donde los empleados se sienten mejor, tienden a tener hasta tres veces más producción. El porcentaje de cambio de empleados es bajo y los niveles de responsabilidad son hasta ocho veces mayores(!), en comparación con organizaciones del mismo ramo.